Kompetensbaserad referenstagning, hur gör vi egentligen?

Att arbeta med en kompetensbaserad rekryteringsprocess är något vi rekryterare ofta tycker att vi kan utan och innan. Men vad innebär det egentligen? Och gäller detta verkligen för alla steg i en rekryteringsprocess, eller endast för några utvalda steg?

En kompetensbaserad rekryteringsprocess lutar sig mot de kompetenser som krävs för en viss tjänst, och kandidaten blir bedömd utifrån just dessa kompetenser. Vi jobbar fram en kravprofil för tjänsten och bestämmer vilka kompetenser som är viktigast för den aktuella tjänsten. Vid referenstagning kan det däremot vara lite så där med att fact-checka dessa kompetenser, och kan snarare handla om att ”beskriva kandidaten med egna ord” utifrån ett antal frågor som kanske ser ut något i stil med:

• Hur länge jobbade du och kandidaten tillsammans?
• Vad är kandidatens styrkor?
• Vilka områden kan kandidaten utveckla?
• Hur är kandidaten som kollega och/eller ledare?

Vid denna typ av referenstagning, där frågorna är öppna och ger möjlighet för tolkning, blir validiteten försvinnande låg. Är validiteten låg innebär det att vi i lägre utsträckning mäter det vi faktiskt vill mäta, och vi kan därför inte fullt ut lita på att det som referensgivaren säger om kandidaten är objektivt, och frågeställaren får större möjlighet att själv tolka, subjektivt uppfatta svaren och ”läsa mellan raderna”.

Så här bör du som rekryterare inte jobba.

Hur ska vi i stället göra då?

Jo, i den här artikeln delar vi ett antal tips för att öka validiteten och reliabiliteten, samt hålla hela processen kompetensbaserad. Vill man hålla referenssamtal via telefon bör man ha ett strukturerat formulär. Dels med frågor som syftar till att validera den information kandidaten redan angivit, men även syftar till att göra kompetenserna mätbara så att aktuell kandidat kan jämföras med andra kandidater i processen.

Här kommer våra tips på hur man gör detta:

• Ställ exakt samma frågor till alla referensgivare för alla kandidater i process för den aktuella rollen.
• Ställ frågorna på exakt samma sätt till alla, så att alla referensgivare får samma förutsättningar, och inte ges lika stor möjlighet att tolka frågan olika (här kan skriftlig eller digital referenstagning vara ett alternativ, då möjligheten för tolkning av röstläge och HUR frågan ställs minskar ytterligare).
• Standardisera svarsskalan – ha en förutbestämd mall för hur olika svar klassificeras och bedöms.

För att formulera själva frågorna är det viktigt att utgå från kravprofilen för tjänsten och formulera frågor i enlighet med den. Här är det viktigt att formulera frågor där referensen får ge tydliga exempel på situationer där kandidatens kompetenser sätts i ett sammanhang. Hur en person agerar i en given situation är det viktiga, och det som bättre kan förutse hur kandidaten skulle hantera en liknande situation i framtiden. Det är även möjligt att inkludera skalfrågor, där referensgivaren värderar kandidatens kompetens eller prestation enligt en skala på till exempel 1–5. Detta gör det möjligt för oss som rekryterare att jämföra de olika referenternas svar, men vi kan även jämföra med andra kandidaters värdering lite enklare.

Så, i stället för frågor som:

• Är kandidaten stresstålig?
• Hur hanterar kandidaten förändringar?
• Delar kandidaten med sig av sin kompetens till andra i teamet?
• Är kandidaten bra på sitt jobb?

Ställ frågor som:

• Kan du ge ett exempel på en situation då du upplevt kandidaten stressad i sitt jobb. Vilken situation var det, hur hanterade kandidaten situationen och vad blev resultatet?
• Kan du ge ett exempel på en organisatorisk förändring som kandidaten behövt hantera. Hur hanterade kandidaten situationen, och vad blev resultatet?
• Berätta om en situation där kandidaten delade med sig av information eller expertis för att hjälpa sitt team uppnå önskade resultat. Vad delade kandidaten med sig av, och vad blev resultatet?
• På en skala 1–5, där 5 är högst. Hur väl har kandidaten presterat i sitt jobb utifrån sin arbetsbeskrivning? Varför lade du denna värdering?

Detta sätt att ta referenser liknar en strukturerad intervju som ofta är ett tidigare steg i processen. Kanske kan du rent av använda dig av din färdiga intervjumall för att formulera referensfrågor och därför slippa uppfinna hjulet på nytt. Känner du däremot att just referenssamtal tar mycket av din tid finns flertalet digitala verktyg som dels kan hjälpa dig öka både reliabilitet och validitet då tolkningsmöjligheterna minskar, men som även kan hjälpa dig att spara tid till att göra annat.

Om du känner att referenstagning inte ger så mycket, utan snarare är ett steg i processen som ”bara ska avklaras” för att ge grönt ljus – testa dessa tips. Kanske kan referenssamtalen bidra till både mer substans och större förståelse för kandidatens kompetenser och egenskaper. Testa vetja!

Vill du veta mer om hur vi jobbar inom IT-rekrytering, eller behöver hjälp med kompetensbaserad referenstagning? Hör av dig till oss genom formuläret nedan!