5 tips vid implementering av nya HR-system

Klistermärke med Ants HR Tech sitter på en svart dator.
I arbetet av att välja HR system är det viktigt att ha en tydlig plan, så att systemet passar företagets unika behov och krav. Dessutom bör ni ha en väldefinierad implementeringsprocess som involverar samtliga berörda parter.

Vi har samlat fem tips som är bra att tänka på när det är dags att implementera nya system.

1. Välj rätt system för era behov

Att välja rätt system för organisationen är en viktig process som kan ha stor inverkan på hur effektivt och smidigt ni kan arbeta. Det finns många system på marknaden, så det är viktigt att göra en grundlig research för att hitta det som passar just er.
Att ställa många frågor är en viktig del i processen att hitta rätt system. Se till att ni har en tydlig bild över vilka behov systemet ska uppfylla. Sammanställ därefter en lista med frågor att ställa potentiella leverantörer, för att säkerställa att de kan uppfylla era kriterier.

Det är även viktigt att systemet passar ert arbetssätt och att det kan anpassas efter era krav. En av frågorna i ert frågebatteri bör därför vara om systemet kan skräddarsys efter er organisation.

En annan fråga som är bra att ställa är om systemet kan integreras med andra system som organisationen använder. Många organisationer använder flera olika system och verktyg för att driva sin verksamhet. För att undvika dubbelarbete och minska risken för fel, är det bra att välja ett system som på ett smidigt sätt kan integreras med befintliga system.

2. Ha ett tydligt syfte

Ett viktigt element i att driva ett framgångsrikt projekt är att ha stöd och engagemang från de som är involverade. Att förankra projektet tidigt kan hjälpa till att säkerställa just det och således öka projektets chanser till framgång. Det är också viktigt att se till att alla i organisationen förstår nyttan i att införa systemet.
Ibland kan det finnas oro hos medarbetare. För att undvika oro är det bra att kommunicera fördelarna med projektet och hur det kommer att gynna bolaget som helhet. Det kan delvis innebära att visa hur systemet kommer att förbättra organisationens processer och resultat. Det kan inkludera exempel på tidigare projekt där liknande system har implementerats och lett till ökad effektivitet och produktivitet. Att presentera resultat och fördelar kan också hjälpa till att övertyga beslutsfattare och andra nyckelpersoner inom organisationen att stödja projektet.
Men kom ihåg att engagemang och förankring inte enbart handlar om att övertyga människor om fördelarna med projektet. Det handlar också om att involvera alla i projektet, så att de känner sig delaktiga och engagerade i processen. Skapa en tydlig kommunikationsplan, håll regelbundna uppföljningsmöten och gör det möjligt för medarbetarna att ge feedback och förslag längs vägen.

Person pratar med personen mittemot om att implementera nytt HR-system.

3. Det sitter ofta i detaljerna – planering är a och o

En grundlig planering kan vara avgörande för att lyckas med ett projekt. Se därför till att skapa en projektplan som täcker alla detaljer, inklusive potentiella hinder och utmaningar längs vägen. Ett väl genomtänkt projekt kan också hjälpa till att minska stress och oro för projektledaren och teamet.

Ett annan aspekt är att ta hänsyn till att saker ofta tar längre tid än planerat. Därför är det bra att vara förberedd och ha utrymme för flexibilitet i tidsplanen. Att ta hjälp av specialister, till exempel leverantörens kundsupport eller andra externa konsulter, kan också vara till stor hjälp för att lösa eventuella problem och öka projektets framgång.
 
När systemet väl ska implementeras kan det vara klokt att sätta ihop en grupp i organisationen som är kunniga i systemet. Alla i gruppen ska vara väl insatta i projektet och kunna hjälpa andra med eventuella problem och frågor som kan uppstå. Genom att tidigt involvera och utbilda gruppen kan projektet bli mer effektivt och dessutom avlasta projektgruppen.

4. Releasea med buller och bång!

Att släppa ett nytt system eller en ny produkt är ofta en spännande förändring för organisationen. Det är viktigt att se till att alla är medvetna om att systemet är i drift och vad ni förväntar er av dem framåt. En genomarbetad lanseringsstrategi kan hjälpa er att skapa engagemang hos medarbetarna. Vilket ökar chanserna till framgång.
 
En lansering kan till exempel inkludera både aktiviteter och evenemang. Det kan vara ett seminarium, en konferens, en produktvisning eller en kickoff. Genom att inkludera en mix av aktiviteter som är både roliga och lärorika, kan du öka intresset och entusiasmen hos dina medarbetare.
 
Ett annat sätt att öka engagemanget vid lanseringen är att skapa en positiv och rolig stämning kring evenemanget. Det kan vara en god idé att kombinera nytta med nöj. Till exempel en frukost eller AW, precis som vi på Ants hade vid lanseringen av Learnster. En festlig stämning kring lanseringen kan hjälpa er att skapa positiva associationer till det nya systemet. Om medarbetarna har en positiv association tenderar att vara mer engagerade och intresserade.

5. Arbetet slutar inte där

När ett nytt system har släppts eller en produkt har lanserats är det viktigt att komma ihåg att arbetet inte slutar där. Faktum är att det är först efter lanseringen som de riktiga utmaningarna ofta börjar dyka upp. Det är därför viktigt att ha en plan för hur ni ska hantera uppföljning, förbättring och utvärdering av systemet en tid efter release.
 
Uppföljningen är en grundläggande del i processen för att se till att allt fungerar som det ska. Samt att identifiera eventuella problem eller hinder som kan ha gömt sig innan releasen. En välplanerad uppföljningsstrategi kan hjälpa er att snabbt hantera problemen. Så att systemet fungerar så smidigt som möjligt för användarna.
 
Förbättring är också en viktig del av processen efter en release. Kom ihåg att avsätta tid för förbättringar, så att ni kan säkerställa att systemet utvecklas och förbättras över tid. Det kan innebära att lägga till nya funktioner, förbättra prestanda eller helt enkelt göra justeringar, för att se till att systemet passar användarnas behov.
 
Slutligen är utvärdering en betydelsefull del av processen efter releasen. Se till att utvärdera hur systemet fungerar och om det uppfyller organisationens mål och behov. Genom att göra en noggrann utvärdering kan ni identifiera framgångar samt områden där systemet kan förbättras ytterligare.
 
Med uppföljning, förbättring och utvärdering kan ni alltså säkerställa att systemet fungerar på bästa sätt och att organisationens mål uppfylls.

 

Känns det krångligt eller har du helt enkelt inte tiden som det kräver? Kontakta oss på Ants HR Tech så hjälper vid dig!

Hör gärna av dig!

Fyll i formuläret så berättar vi mer om hur vi kan hjälpa dig!
Söker du jobb eller praktik? Kolla in vilka roller vi rekryterar här. 

Läs mer

Följ vårt nyhetsbrev

Som specialister inom techrekrytering är vi välpositionerade för att ge dig insikter och värdefulla råd om hur du kan attrahera och behålla de bästa talangerna inom techbranschen.

Genom att prenumerera på vårt nyhetsbrev kommer du bl.a. att få förtur till vissa av våra event. Vi delar också med oss av tips och insikter från vår erfarna experter som du kan ta med dig in i ditt dagliga arbete.

Fyll i dina kontaktuppgifter nedan så ses vi i inkorgen inom kort!